À medida que a digitalização se torna uma prioridade, cada vez mais organizações adotam a assinatura digital para garantir operações ágeis, reduzir custos e aumentar a confiabilidade em transações e contratos.
Além de eliminar gargalos burocráticos, a assinatura digital possui validade jurídica e mecanismos avançados de criptografia que protegem informações sensíveis, garantindo integridade e rastreabilidade.
Com validade jurídica e integridade assegurada, muitas empresas têm adotado essa tecnologia para proteger a autenticidade de documentos e otimizar operações internas.
Com isso em mente, vamos explorar o que é a assinatura digital, suas principais diferenças em relação à assinatura eletrônica, e como ela pode beneficiar o seu dia a dia empresarial.
Índice:
- O que é assinatura digital?
- Como funciona a assinatura digital?
- O que a lei diz sobre a assinatura digital?
- Como fazer uma assinatura digital?
- Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
- Em quais situações a assinatura digital é obrigatória?
- Quais documentos permitem a assinatura digital?
- Quais são as vantagens da assinatura digital para o departamento pessoal?
- A praticidade da assinatura digital no dia a dia
- Contratações mais ágeis e seguras com o cooperativismo 4.0
- Conclusão
O que é assinatura digital?
A assinatura digital é um método que autentica a identidade de quem assina um documento digital, protegendo sua integridade e segurança.
Esse método usa criptografia para vincular o assinante ao documento, garantindo que seu conteúdo não seja alterado após a assinatura.
Com isso, a assinatura digital confirma tanto a autenticidade do conteúdo quanto a identidade do assinante.
Como funciona a assinatura digital?
A assinatura digital usa criptografia, com um par de chaves — uma chave privada e uma chave pública. Ao assinar digitalmente, o usuário gera um “hash” (uma impressão digital única) do documento, que é criptografado com a chave privada.
Quem recebe o documento utiliza a chave pública para verificar a autenticidade e integridade do conteúdo, assegurando que ele não foi alterado.
O que a lei diz sobre a assinatura digital?
No Brasil, a Medida Provisória 2.200-2/2001 estabeleceu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil) para regulamentar as assinaturas digitais, conferindo a documentos eletrônicos a mesma validade jurídica de documentos assinados em papel.
Além disso, a Lei 14.063/2020 detalha três tipos de assinaturas
- Simples
- Avançada
- Qualificada
Cada uma adequada para diferentes níveis de segurança e formalidade.
Entenda a diferença entre os tipos de assinatura:
- Assinatura eletrônica simples:
Essa modalidade é indicada para situações de baixo risco e formalidade. Ela permite que o usuário expresse sua concordância de maneira básica, como por meio de um login ou clique para aceitar termos em plataformas digitais.
É amplamente utilizada em:
- Consultas públicas;
- Acessos a sistemas ou serviços que não envolvam dados sensíveis ou transações financeiras;
- Acordos informais ou de rotina.
Embora prática, não oferece garantias elevadas de segurança ou vinculação jurídica.
- Assinatura eletrônica avançada:
Mais robusta do que a simples, a assinatura avançada é usada em situações que exigem maior segurança, mas que não demandam os requisitos mais rigorosos. Ela é vinculada de forma exclusiva ao signatário e pode identificar alterações feitas no documento após a assinatura. Aplicações típicas incluem:
- Interações empresariais, como contratos de médio porte;
- Acordos com órgãos governamentais que não exijam alto nível de formalidade;
- Documentos internos em empresas ou instituições.
Esse tipo de assinatura é ideal para transações em que é necessário equilibrar praticidade e segurança.
- Assinatura eletrónica qualificada:
A assinatura qualificada é o nível mais seguro e formal, exigindo um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora, como a ICP-Brasil. É considerada equivalente a uma assinatura de próprio punho e atende às mais altas exigências legais.
Exemplos de uso incluem:
- Contratos de alto risco, como os de operações financeiras complexas;
- Documentos relacionados à saúde, como prontuários médicos e autorizações sensíveis;
- Processos com órgãos públicos ou judiciais, onde é indispensável garantir autenticidade e integridade.
Este tipo de assinatura é indispensável em situações que envolvem dados confidenciais e transações críticas.
Como fazer uma assinatura digital?
A assinatura digital é uma solução prática e segura para autenticar documentos eletronicamente, com validade jurídica e sem burocracia.
No Brasil, a assinatura digital GOV.BR é uma das opções mais acessíveis e amplamente utilizadas. Integrada à plataforma GOV.BR, permite que qualquer cidadão com uma conta no portal utilize essa funcionalidade gratuitamente.
Além de ser ágil, elimina a necessidade de deslocamentos ou autenticações físicas, promovendo inclusão e segurança.
Para usar a assinatura GOV.BR:
- Acesse sua conta no GOV.BR.
- Selecione a funcionalidade de assinatura digital.
- Submeta o documento e autentique conforme as instruções fornecidas.
Essa solução é ideal para profissionais que precisam formalizar contratos ou cidadãos comuns que desejam autenticar documentos pessoais.
Com diferentes níveis de segurança, garante proteção de dados e conformidade legal para os trâmites realizados.
Passos gerais para utilizar uma assinatura digital
Além do GOV.BR, você também pode implementar assinaturas digitais por meio de certificados digitais. Veja como:
- Obtenha seu certificado digital:
O primeiro passo é adquirir um certificado digital, um elemento essencial para validar sua assinatura. Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) confiável, como a ICP-Brasil, que garante a conformidade com as regulamentações legais.
Existem dois principais tipos de certificado:
- A1: É armazenado digitalmente em um computador ou na nuvem. Esse modelo é indicado para quem busca praticidade, pois permite acesso remoto e integração com diversos sistemas.
- A3: Armazenado em dispositivos físicos, como tokens USB ou smart cards. Oferece um nível de segurança mais elevado por depender do dispositivo físico para autenticação, sendo ideal para transações de maior risco.
Escolha o tipo mais adequado às necessidades do seu negócio ou setor. Antes de iniciar, verifique os documentos e requisitos necessários para a solicitação.
- Instale o certificado digital:
Após a aquisição e aprovação do certificado, é necessário instalá-lo no dispositivo onde será utilizado.
Isso pode incluir computadores, tablets ou outros dispositivos conectados. O processo de instalação varia conforme a Autoridade Certificadora, mas geralmente inclui o download de arquivos e a configuração do ambiente. É fundamental seguir as instruções com atenção para garantir o funcionamento correto.
Além disso, alguns certificados, como o A3, requerem a instalação de leitores de smart cards ou drivers específicos para que possam ser usados. Reserve um tempo para testar o certificado antes de começar a utilizá-lo em documentos oficiais.
- Prepare o documento:
Escolha um software ou plataforma compatível com assinaturas digitais, como Adobe Acrobat, DocuSign ou sistemas integrados ao ICP-Brasil.
Ao abrir o documento no software, identifique as áreas que precisam de assinatura e insira os campos necessários.
Certifique-se de que o arquivo esteja no formato adequado, como PDF, para garantir a preservação do conteúdo após a assinatura.
Antes de prosseguir, revise o documento para evitar a necessidade de alterações após a assinatura, pois modificações podem invalidar a autenticação digital.
- Assine digitalmente
Com o documento preparado, utilize seu certificado digital para efetuar a assinatura. O processo envolve a autenticação do usuário, geralmente por senha ou PIN vinculado ao certificado.
O software aplicará uma criptografia ao documento, gerando um “hash” exclusivo que valida tanto a identidade do assinante quanto a integridade do conteúdo.
Após a assinatura, o documento está pronto para ser compartilhado com segurança. Caso o destinatário precise verificar a autenticidade, ele poderá utilizar a chave pública vinculada ao seu certificado digital.
Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?
Embora a assinatura digital e a assinatura eletrônica validem documentos digitais, elas possuem diferenças em segurança e uso jurídico.
A assinatura digital é baseada em um certificado digital emitido por uma autoridade certificadora, garantindo conformidade jurídica e normas internacionais.
Já a assinatura eletrônica representa qualquer forma de expressar a intenção de assinar, como clicar em um botão para aceitar termos de um site.
Para documentos de valor jurídico, é preferível a assinatura digital, enquanto a assinatura eletrônica é usada em interações mais simples.
Em quais situações a assinatura digital é obrigatória?
Alguns contextos exigem o uso de assinatura digital para assegurar a autenticidade e conformidade legal de documentos, como:
- Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e):
A assinatura digital assegura que o documento foi realmente emitido pela empresa e que seu conteúdo não foi alterado após a emissão. Esse requisito atende a normas da Receita Federal e visa evitar fraudes e garantir a confiabilidade dos registros fiscais, facilitando a fiscalização e o controle tributário.
- Declarações fiscais e contábeis:
Esse uso é essencial para comprovar a origem e a autenticidade dos dados contábeis apresentados, protegendo tanto a empresa quanto o governo contra fraudes e inconsistências fiscais.
Além disso, o uso da assinatura digital em declarações fiscais ajuda a manter a conformidade regulatória, evitando multas e penalidades por irregularidades ou omissões.
- Contratos com órgãos públicos:
Esse requisito visa garantir que as empresas concorrentes e os documentos apresentados são autênticos e cumprem os critérios de segurança.
Com o uso da assinatura digital, o processo se torna mais transparente, reduzindo a possibilidade de fraudes e assegurando que todas as partes envolvidas mantenham integridade e segurança no processo licitatório.
- Processos judiciais eletrônicos:
Em plataformas como o e-Proc, o uso da assinatura digital é obrigatório para garantir a autenticidade de petições, recursos e outros documentos judiciais.
Isso facilita a tramitação e reduz a burocracia dos processos jurídicos.
- Serviços bancários e financeiros:
A assinatura digital é amplamente utilizada para contratos de crédito, abertura de contas digitais, investimentos e outras transações financeiras que demandam alta segurança e validade jurídica.
- Prestação de serviços:
Contratos de prestação de serviços entre empresas e fornecedores ou prestadores autônomos utilizam assinaturas digitais para formalizar o acordo, garantindo a validade jurídica e a proteção de ambas as partes contra alterações ou disputas posteriores.
- Contratações de profissionais
Durante processos de admissão, a assinatura digital é fundamental para firmar contratos de trabalho de forma ágil e segura.
Além disso, é amplamente utilizada em acordos temporários ou contratos com prestadores de serviço, assegurando que os termos acordados estejam legalmente protegidos.
Quais são as vantagens da assinatura digital para o departamento pessoal?
- Agilidade e facilidade na contratação
Com a assinatura digital, contratos de trabalho podem ser formalizados em minutos, independentemente da localização das partes envolvidas.
Essa agilidade reduz atrasos em admissões e garante uma experiência mais fluida tanto para os novos colaboradores quanto para a empresa.
- Desburocratização de processos
A assinatura digital elimina a necessidade de papelada física, reduzindo burocracias comuns em rotinas como admissões, demissões, alterações contratuais e entrega de documentos. Isso também minimiza o tempo gasto em trâmites e aprovações.
- Redução de custos operacionais
Ao digitalizar documentos, o DP economiza com impressões, transporte, armazenamento físico e despesas logísticas. Essa economia se soma à eficiência do uso de plataformas digitais, que otimizam o gerenciamento de arquivos.
- Aumento de produtividade
O uso de assinaturas digitais permite que o DP direcione esforços para atividades mais estratégicas, já que tarefas repetitivas e manuais, como coleta de assinaturas e envio de documentos, são realizadas de forma rápida e automatizada.
- Armazenamento seguro e acessível
Documentos assinados digitalmente são armazenados em plataformas seguras e acessíveis online. Isso melhora a organização e facilita a busca por informações durante auditorias ou consultas rápidas, reduzindo o risco de perda de arquivos.
- Conformidade legal e validade jurídica
A assinatura digital cumpre a legislação brasileira (ICP-Brasil), garantindo a autenticidade e a integridade dos documentos trabalhistas. Isso simplifica auditorias e reduz o risco de penalidades por não conformidade.
A praticidade da assinatura digital no dia a dia
Processos legais, como formalização de contratos, admissão de colaboradores e acordos com prestadores de serviço, frequentemente enfrentam desafios ligados à burocracia e à morosidade.
A exigência de assinaturas físicas, validações manuais e o transporte de documentos entre as partes não só consome tempo e recursos, mas também gera custos elevados com infraestrutura física, como armazenamento, transporte e serviços postais.
Esse cenário é ainda mais desafiador quando profissionais estão em regiões distantes e empresas precisam gerenciar equipes remotas. Por exemplo, um gestor em São Paulo contratando um colaborador de outro estado enfrentaria processos lentos, com envio de documentos e longos prazos de espera. Esse modelo, cada vez menos compatível com as demandas do mercado, frequentemente resulta na perda de talentos ou na insatisfação dos profissionais envolvidos.
Diante desse cenário de tecnologias digitais, como a assinatura eletrônica, transformam o panorama. Elas possibilitam trâmites ágeis, seguros e remotos, eliminando a dependência de processos físicos e oferecendo maior eficiência operacional.
Essa transformação digital está diretamente conectada ao conceito do cooperativismo 4.0, que vai além de simplificar processos.
Ele une a inovação tecnológica à essência colaborativa das cooperativas, criando um modelo que não só otimiza operações, mas também amplia as possibilidades de integração, resolução de problemas e crescimento para empresas e profissionais em um mercado cada vez mais competitivo.
Contratações mais ágeis e seguras com o cooperativismo 4.0
O cooperativismo 4.0 revoluciona os processos de contratação ao integrar tecnologia e a abordagem colaborativa das cooperativas. Nesse modelo, as cooperativas se tornam parceiras estratégicas das empresas, assumindo a responsabilidade pela gestão ágil e eficiente dos trâmites burocráticos. Isso simplifica processos, melhora a segurança da informação e reduz os riscos de erros e atrasos.
Com tecnologias como assinaturas eletrônicas e plataformas digitais, as cooperativas 4.0 eliminam obstáculos comuns das contratações tradicionais, como envio de documentos físicos e erros de assinatura. Essa automação e centralização do processo permitem que o departamento pessoal dedique seu tempo e recursos a questões mais estratégicas, como a gestão da folha de pagamento e o suporte administrativo à organização.
Além disso, o cooperativismo 4.0 oferece rapidez na comunicação com prestadores de serviços, tornando possível contratar profissionais de qualquer região ou país de forma segura e sem burocracia. A segurança da informação também é um pilar fundamental, com ferramentas robustas para proteger dados sensíveis e garantir transações transparentes e seguras.
Outro benefício importante é que o cooperativismo 4.0 permite personalizar os processos de contratação de acordo com as necessidades de cada empresa, seja grande ou pequena, oferecendo soluções flexíveis e eficientes.
Conclusão
A assinatura digital é uma ferramenta poderosa que vem transformando a forma como empresas realizam transações e formalizam acordos, trazendo agilidade, segurança e conformidade legal para processos empresariais. Sua adoção no contexto do departamento pessoal, por exemplo, permite uma gestão mais eficiente de documentos trabalhistas, eliminando a burocracia, reduzindo custos operacionais e aumentando a produtividade.
Além disso, a combinação da assinatura digital com modelos de trabalho como o cooperativismo 4.0 é uma solução inteligente para enfrentar as limitações dos processos tradicionais, promovendo mais flexibilidade e rapidez nas interações profissionais.
Isso não só otimiza a formalização de contratos e admissões, mas também proporciona uma experiência mais fluida para colaboradores e empresas, criando um ambiente mais competitivo e inovador.
Se você deseja ver melhorar a eficiência e a produtividade da empresa, o modelo cooperativista pode ser uma alternativa para o seu modelo de negócio.
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